De aanvraag bestaat uit de volgende stappen:

De aanmelding bij het REC

Het dossier compleet maken

Dossier naar de Commissie voor Indicatiestelling

Het besluit

Keuze uit een REC-school of "het rugzakje"

Stap 1: De aanmelding bij het REC.
Ouders melden hun kind aan bij één van de scholen die deelnemen aan REC Oost Nederland. Dit is het dichtstbijzijnde aanmeldpunt: in deze regio is dat de intake van SOTOG.
Meestal gebeurt dit overigens in overleg met iemand van de school waarop het kind nu zit. De intakefunctionaris van SOTOG helpt bij het verzamelen van de benodigde gegevens voor het dossier. Tevens zorgt hij/zij ervoor dat het dossier in de computersysteem, het zogenaamde CvI-net wordt ingevoerd. 
 
Stap 2: Het dossier compleet maken.
De intakefunctionaris maakt samen met de ouders/verzorgers het dossier compleet. Alle informatie wordt verwerkt tot een papieren én een digitaal dossier. Hiermee kan de Commissie voor Indicatiestelling de aanmelding beoordelen. Deze commissie is onafhankelijk. De wet geeft aan dat elke leerling op dezelfde manier beoordeeld wordt. 

  inhoud dossier cluster 4.pdf
 
Stap 3: Dossier naar de Commissie voor Indicatiestelling.
Als het dossier compleet is, dan wordt het ingediend bij de Commissie voor Indicatiestelling van REC Oost Nederland. Deze commissie beoordeelt of het kind in aanmerking komt voor een indicatie. Dat betekent dat er op dat moment binnen 8 weken (bij uitzondering binnen 16 weken) een besluit valt. Mocht de Commissie voor Indicatiestelling tot de conclusie komen dat er toch meer informatie nodig is, dan wordt de procedure tijdelijk stopgezet om ouders/verzorgers de gelegenheid te geven met nieuwe informatie te komen.
 
Stap 4: Het besluit.
Is het besluit positief, dan zorgt de intakefunctionaris voor verdere begeleiding naar een REC-school (bij plaatsing op één van de cluster 4-scholen) of dienst Ambulante Begeleiding (wanneer de leerling met een “rugzakje” op de huidige school blijft).
Is het besluit (voorlopig) negatief, dan krijgt men eerst nog de gelegenheid om de aanvraag nader toe te lichten voordat de commissie een definitief besluit neemt. Is het besluit definitief negatief, dan komt het kind in principe niet in aanmerking voor plaatsing op één van de REC-scholen of voor een “rugzak”. Wel is er dan nog de mogelijkheid om binnen zes weken na afgifte van de negatieve beschikking bezwaar aan te tekenen. Het bezwaarschrift wordt dan voorgelegd aan de “Bezwaar- en Adviescommissie”. Mocht het bezwaar niet leiden tot een andere beslissing, dan kan men in beroep gaan bij de “Sector Bestuursrecht” van de rechtbank in het arrondissement. Daarna is hoger beroep mogelijk bij de Raad van State. 
 
Stap 5: Keuze uit een REC-school of “het rugzakje”.
Na een positief besluit van de CvI kan men, in overleg met de intakefunctionaris, zelf een keuze maken. De ene mogelijkheid is keuze voor plaatsing op een REC-school. In dat geval meldt men het kind aan bij één van de scholen van REC Oost Nederland. Het kind wordt dan zo snel mogelijk geplaatst. De andere mogelijkheid is dat het kind onderwijs blijft volgen in het regulier onderwijs. In dat geval krijgt de reguliere school extra ondersteuning in de vorm van ambulante begeleiding. Deze reguliere school krijgt ook extra middelen ter beschikking om extra zorg goed uit te kunnen voeren.